1. Проверьте объект налогообложения.

От него зависит, какие разделы заполнять:

• «Доходы» (6%): титульный лист, раздел I. Если платите торговый сбор — ещё и раздел IV.
• «Доходы минус расходы» (15%): титульный лист, раздел I, справка к разделу I (по итогам года), раздел II (если были покупки ОС или НМА), раздел III (если есть убытки прошлых лет для переноса).

2. Заполните титульный лист.
Укажите: налоговый период, наименование организации или ФИО ИП, ИНН, объект налогообложения, адрес регистрации, номера всех расчётных счетов и названия банков. Поле «Форма по ОКУД» не заполняйте — такого кода в классификаторе нет.

3. Ведите записи на основании первичных документов.

Каждая операция в КУДиР должна подтверждаться: платёжным поручением, чеком ККТ, накладной, актом, отчётом о закрытии смены и т.п. В графе 2 раздела I указывайте номер и дату документа.

4. Соблюдайте хронологический порядок.

Все операции в разделе I записывайте по дате первичного документа. Нумерация записей в разделе I должна быть сквозной на весь год: если в I квартале последняя запись №25, то в II квартале первая будет №26.

5. Корректно отражайте доходы (раздел I, графа 4).

• Учитывайте только те доходы, которые входят в облагаемую базу по УСН (ст. 249–250 НК РФ).
• Не включайте операции из ст. 251 НК РФ, а также те, что облагаются налогом на прибыль (для организаций) или НДФЛ (для ИП).
• Доходы в натуральной форме отражайте по рыночной цене.
• При возврате предоплаты или ошибочно перечисленных денег вносите сумму в графу 4 со знаком «минус».
• Доходы от неденежных расчётов (взаимозачёт, списание задолженности) тоже отражайте.
• При получении предоплаты сумма включается в доходы.

6. Правильно заполняйте графу 5 (расходы) в разделе I.

• При объекте «Доходы» эту графу обычно не заполняют. Исключение — расходы за счёт бюджетных средств (субсидии на открытие дела, создание рабочих мест, развитие бизнеса). В таком случае сумму расхода указывают в графе 5, а в графе 4 — ту же сумму как доход.
• При объекте «Доходы минус расходы» в графе 5 отражают расходы, которые входят в перечень ст. 346.16 НК РФ, экономически обоснованы и документально подтверждены.
• Не включайте в расходы суммы авансов — только после фактической реализации расхода.

7. Подводите итоги.

После каждого квартала и в конце года подбивайте итоговые суммы (нарастающим итогом).

8. Заполните справку к разделу I (только для «Доходы минус расходы»).

По итогам года в справке указывают:

• строка 010 — сумма доходов за год;
• строка 020 — сумма расходов за год;
• строка 030 — разница между уплаченным за прошлый год минимальным налогом и налогом, рассчитанным в общем порядке (если была);
• строка 040 — налоговая база (строка 010 минус строки 020 и 030; отрицательное значение не указывается);
• строка 041 — сумма убытка (строка 020 плюс строка 030 минус строка 010; указывается без знака минус).

9. Заполните специализированные разделы при необходимости.

• Раздел II — для учёта расходов на приобретение, сооружение, достройку, модернизацию ОС и НМА. Для каждого объекта заполняйте отдельную таблицу, распределяя стоимость по отчётным периодам.
• Раздел III — если есть убытки прошлых лет, которые можно учесть при расчёте налога в текущем году (перенос возможен в течение 10 лет).
• Раздел IV — только если вы плательщик торгового сбора (на практике в основном актуально для Москвы). Если сбор не уплачивается, проставьте прочерки.

10. Оформите книгу правильно.

Если ведёте в бумажном виде: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, укажите общее количество страниц, поставьте подпись (ИП или руководителя организации) и печать (при наличии). Если вели в электронном виде — распечатайте, пронумеруйте, прошнуруйте и заверьте.

11. Храните книгу не менее 5 лет с момента окончания налогового периода.

12. Если нашли ошибку: зачеркните неверную запись, рядом напишите правильную, сделайте пометку «Исправленному верить», поставьте текущую дату, подпись и печать (при наличии).